Le suivi de la bonne application des valeurs de l’entreprise prévues par le code de déontologie

La fonction de contrôle de la conformité apprécie la conformité des codes de conduite, des procédures et de l'organisation interne par rapport aux prescriptions légales et réglementaires , à la politique du Groupe en matière de contrôle interne et de conformité dans ses composantes compatibles avec la réglementation en vigueur, à la déontologie et aux règles d'éthique. Les risques de non conformité détectés feront l'objet d'une évaluation suffisante compte tenu des conséquences légales qui peuvent en découler et de leur impact sur l'activité, de propositions, de solutions et d'avis en vue de les réduire et d'en améliorer la maîtrise.

La structure chargée du contrôle de la conformité rendra compte de ses travaux à l'organe délibérant en vertu de rapports mettant en exergue l'ampleur du risque détecté, ses conséquences sur l'activité de la Banque et les effets appréhendés sur le plan juridique ainsi que les mesures préconisées pour y faire face.

Dans le cadre et à l'occasion des missions qu'elle accomplit la structure chargée du contrôle de la conformité, apporte aux structures et employés concernés l'assistance dont ils pourront avoir besoin lorsque la non conformité leur est personnellement imputable sans toutefois empiéter sur les compétences de la hiérarchie en charge de la supervision et du contrôle ni transgresser les règles de procédures et de gestion , les directives et les instructions de service . Le cas échéant, l'organe de direction sera saisi des situations où la non conformité serait la résultante d'une inadéquation de la procédure interne par rapport à la norme réglementaire pour favoriser une solution immédiate.

Au titre de cette assistance, la structure chargée du contrôle de la conformité propose des actions de formation spécifiques en faveur des agents chargés du contrôle de la conformité.

A côté de ces missions principales, la structure chargée de contrôle de la conformité agit en tant que conseiller auprès de l'organe de direction et l'organe délibérant lorsqu'elle y est requis ou dans le cadre des missions qui lui sont confiées.

• Sa mission s'étend, par ailleurs, aux aspects suivants :

  • Définition , en matière de contrôle de la conformité, de directives pour les collaborateurs à partir du niveau d'exigence fixé par le groupe et à l'intérieur de la Banque lorsque cette dernière a des exigences complémentaires du fait des contraintes locales.

  • Appréciation de la pertinence des directives internes et des procédures en matière de conformité et à cet effet, elle propose leur mise en adaptation.

  • La sensibilisation et la formation permanente des personnels dans les domaines de prédilection , définis selon l'ampleur du risque appréhendé et les attentes de la Direction de la Banque et recensés en fonction des plaintes, des doléances et des affaires litigieuses enregistrées.

  • L'examen et le suivi des infractions aux lois et à la déontologie interne tels que les conflits d'intérêt.

  • Le conseil en cas de lancement de nouveaux produits et lors de la pénétration de nouveaux marchés.

  • L'examen sous l'angle de la faisabilité par rapport aux normes requises et prescrites des documents internes relatifs à la politique de la banque dans les divers domaines de son activité et des documents de contrôle interne et externe.

Pour les besoins de ces missions, les chargés de contrôle de la conformité ont la prérogative de prendre connaissance de tout document et de mener des investigations à tous les niveaux de l'activité et dans tous les domaines .Ils sont autorisés à se faire remettre tout document et tout dossier , à accéder aux services et structures de la Banque , à prendre acte des PV et contrats et à entrer en contact avec les responsables et gestionnaires sans qu'il leur soit opposé le secret professionnel et ce, quel que soit le degré de confidentialité de l'information demandée et du document requis .