Organisation, Rattachement Hiérarchique et Moyens

La fonction de contrôle de la conformité fait partie du système de contrôle interne.

Elle est indépendante de la fonction audit mais entre dans le champ d'investigation et de contrôle de cette dernière. Elle est assurée par une structure indépendante rattachée au conseil d'administration.

Toutefois, la Banque peut confier des missions de contrôle de conformité à des experts et des cabinets spécialisés sous réserve des dispositions de la circulaire de la Banque Centrale 01-2006 du 28 mars 2006 traitant de l'externatisation des services bancaires.

Dans cette hypothèse, la mission sera effectuée sous l'égide du responsable de la conformité.

Organisation

• La fonction contrôle de la conformité est assurée par une structure indépendante rattachée au conseil d'administration de la Banque.

• La structure de contrôle de la conformité comprend un responsable désigné par le conseil d'administration et des collaborateurs.

• Le responsable de la structure de la conformité et ses collaborateurs doivent :

  • Disposer de capacités individuelles d'intégrité et de discrétion.

  • Disposer des compétences professionnelles nécessaires pour l'exercice de leur fonction dont notamment la maîtrise des lois et règlements en vigueur , la maîtrise des règles professionnelles et d'éthique et la maîtrise des exigences en matière d'organisation et de contrôle interne.

  • Etre motivés pour accomplir au mieux la fonction qui leur incombe.

• La structure de contrôle de la conformité propose annuellement une politique et un programme d'actions qui seront présentés tout d'abord à l'organe de direction pour , éventuellement, les mettre en harmonie avec les soubassements de la politique de la Banque en matière de contrôle interne . Ils seront ensuite soumis à l'approbation du conseil d'administration.

• La structure de contrôle de la conformité, sous la supervision du Conseil d'administration veille à l'accomplissement dans les délais fixés du programme convenu.

• Au terme de chaque mission, un rapport spécifique sera soumis au conseil d'administration pour examen . Le rapport de mission sera en même temps soumis à l'organe de Direction pour toutes fins utiles.

• Le suivi des rapports et des solutions présentées est du ressort du conseil d'administration .A cet effet, le responsable de la conformité informe régulièrement le Président du Conseil d'administration des risques de non conformité constatés , des mesures prises pour en améliorer la maîtrise et de l'avancement des travaux réalisés dans le cadre du programme d'action.

Rattachement hiérarchique et indépendance de la fonction

• La fonction de contrôle de la conformité est dépendante du conseil d'administration qui veille à l'indépendance de la structure chargée du contrôle de la conformité , en assure le suivi et la supervision des activités. Elle ne peut être cumulable avec d'autres fonctions et responsabilités au sein de la Banque.

• Le conseil d'administration désigne le premier responsable de la structure de contrôle de la conformité , assure le suivi de ses activités et s'assure de sa bonne marche et procède annuellement à la révision du système de contrôle de la conformité à la lumière des rapports qui lui sont présentés par le Comité Permanent d'Audit interne.

• Le responsable de la conformité et ses collaborateurs ont toute latitude de saisir le conseil d'administration pour tout ce qui a trait à la fonction et aux missions qu'ils accomplissent. Les rapports qu'ils établissent dans ce cadre sont soumis au conseil d'administration.

Moyens

• La Banque doit fournir les moyens humains et logistiques nécessaires à l'exercice de la fonction et pourvoir aux meilleures conditions pour permettre à la structure chargée du contrôle de la conformité de l'accomplir au mieux . La banque doit notamment mettre à sa disposition les moyens d'accès à l'information utile.

• La présente charte est approuvée par le conseil d'administration de la Banque.

• La présente charte et ses modifications ultérieures sont publiables à l'intérieur de la Banque . Il est strictement interdit à tout employé de la diffuser aux tiers ou d'en faire un usage privé .